Pourquoi les collectivités territoriales doivent recourir à une solution SaaS ?

Document Management System (DMS) being setup by IT consultant working on laptop computer in office. Software for archiving, searching and managing corporate files and information. Business processes

D’après une étude menée par la Banque des territoires en juillet 2020, 50% des collectivités n’ont jamais lancé de projet en mode SaaS. Ce modèle largement sous-exploitées  présente quelques avantages, selon Mathieu Nohet (Manty)

Pour une optimisation des coûts

Aujourd’hui le modèle dominant lorsqu’une collectivité effectue un achat dans le numérique est le modèle dit “on-premise”, qui consiste à acheter une licence perpétuelle pour un logiciel, à installer ce logiciel sur son matériel, puis à payer la maintenance et la formation à l’éditeur.

Ce modèle, très en vogue dans les années 90, a été largement remplacé par le SaaS depuis. En effet, il génère énormément de coûts qui peuvent être évités : frais d’installation, frais de maintenance, mises à jour payantes… De plus, les collectivités doivent acheter du matériel et mobiliser leurs agents pour effectuer l’installation et la mise à jour du matériel. Tout cela induit donc énormément de coûts cachés, invisibles lorsque l’on regarde seulement le prix de la licence.

Pour une collectivité, le code des marchés publics encourage les achats de ce type. Les collectivités ont intérêt à payer une grosse partie des frais en début de marché, sous la forme de licence ou de frais d’installation (considérés comme de l’investissement), et le moins possible de maintenance (considéré comme du fonctionnement). Cela incite donc les éditeurs à rester sur un modèle “on-premise”, et ralentit la transition vers le SaaS. Ces éditeurs ayant besoin de revenus relativement constants, ils ont également un intérêt à facturer le support et les formations séparément.

Avec un modèle SaaS, les collectivités auraient simplement une souscription annuelle ou mensuelle à payer. Pas de frais d’installation, des mises à jour comprises dans le prix et installées automatiquement, pas besoin d’investir dans du matériel… Les coûts de support et de maintenance seraient compris dans le prix de la souscription, et il n’y aurait pas de coûts cachés.

Pour l’innovation et la fluidité du service

Aujourd’hui lorsqu’une collectivité souhaite acheter un logiciel ou se lancer dans un projet numérique, elle doit définir très précisément son besoin, dans un cahier des charges détaillé, qui va engager la collectivité sur plusieurs années, en général 4 ans. Le processus de construction de ce cahier des charges est très lourd, et implique de nombreux services.

Une fois le besoin défini, la collectivité choisit un prestataire, qui installe son produit et le déploie. Si le prestataire ne convient pas, ou si les besoins évoluent, ce qui arrive fréquemment, il est très difficile pour la collectivité d’adapter son approche. La collectivité doit alors refaire un autre marché, ou bien simplement attendre la fin de sa période d’engagement.

L’approche actuelle, où chaque logiciel est installé sur le système de la collectivité, fait que chaque usage est spécifique, la standardisation est compliquée, et l’interopérabilité entre les logiciels quasi inexistante.

Avec un modèle SaaS, il est possible de déployer une plateforme en quelques minutes, et de permettre à la collectivité de tester une approche pendant quelques semaines ou quelques mois. Avant de s’engager sur plusieurs années.

Le modèle SaaS permet également de monter en charge facilement, d’ajouter ou de retirer l’accès à certaines fonctionnalités en fonction de son usage, et d’amener un tarif proportionnel à l’utilisation.

Il permet en outre de résoudre les problématiques de sécurité en évitant les points de défaillance uniques.

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